עסק קטן תוכנית גדולה
מכל עשרה עסקים קטנים שנפתחים, תשעה יסגרו במהלך שלושת השנים הראשונות. אם תשאלו את היזמים מדוע העסקים נסגרו, הסיבות יהיו מגוונות: "לא הבנו מול מי אנחנו מתחרים", "שיווקנו מוצר שלציבור לא היה עניין בו", "למרות שהצלחנו להגיע ולמכור, ההוצאות היו גדולות מההכנסות ובסופו של דבר הפסדנו", "השירות שלנו היה מצויין, אבל אף אחד לא שמע עליו". את כל הסיבות האלו, ועוד, אפשר לסכם כחוסר הכנה ותכנון. אחד הדברים המבדילים בין עסקים שמצליחים לעסקים שכושלים הוא בתכנון מפורט והבנת מרכזיותו של בעל העסק בהצלחת העסק. את זה ניתן וצריך לקבל במסגרת תוכנית עסקית כבר בשלבים הראשוניים ביותר, כחלק מהצעדים בפתיחת העסק.

כל ההתחלות קשות
עסקים קטנים אינם מותירים עודף זמן וכסף ליזמים, וחסרי הניסיון מביניהם עשויים לדחות את תהליך התכנון וכתיבת התוכנית העסקית עד להתייצבות העסק אם בכלל. דבר זה נובע מתפיסתם שהתוכנית היא דבר בירוקרטי שלא יקדם אותם בעולם האמיתי, והרצון העז בתחילת הדרך לעשות, לעשות, לעשות. יזמים מנוסים יותר יודעים כי ההתייצבות הינה פועל יוצא של תכנון ומעקב נכונים. שכן ללא מטרה ברורה, דרך ידועה מראש וידיעה שהרעיון ריווחי, מלכתחילה הסיכוי להצלחה יורד פלאים.

גם אם ליזם אין סכום כסף זמין לכתיבת תוכנית עסקית מרשימה הפונה למשקיעים, חשוב שהעבודה על התוכנית תתחיל כבר בשלבי העסק הראשוניים, אפילו בידי היזם עצמו. התוכנית העסקית והעבודה עליה צריכים לשמש את היזם ככלי עבודה שוטף, בו מוגדרים שיטות ותהליכי העבודה, מטרות ויעדים ברי השגה, לוחות הזמנים להשגת היעדים, וכן תהליך מובנה של בדיקת השוק, המתחרים, הספקים וקהל היעד. צריך להבין שהתוכנית היא הכלי אליו פונים כשיש התלבטויות בנושאי ניהול שונים, היא זו שמתווה את הנתיב בו צועדים והיא זו שמשאירה את היזם ממוקד במטרתו אך מאפשרת לו את הגמישות בשוק המשתנה. ככזאת, ניתן להבין שתפיסת התוכנית כמשקולת נייר ולא יותר הינה תפיסה שגויה מיסודה.

מתחילים ....מהסוף
כל תוכנית עסקית הינה שונה וכתובה בהתאם למטרות לשמן נוצרה, לתחום העיסוק של החברה או העסק וכן למוצר או השירות אותם העסק מספק. לכן, כאשר נדרשת תוכנית עסקית ייעודית מומלץ להיעזר גם ביועצים חיצוניים ואנשי מקצוע שיתרמו מניסיונם, מקצועיותם ונקודת המבט האובייקטיבית שלהם על העסק. יחד עם זאת, וכדי לאפשר לכם להתחיל ביישום, קיים מבנה בסיסי הזהה בכל התוכניות העסקיות (למרות שסדר הפרקים בו עשוי להשתנות):

תמצית מנהלים – תמצות המסמך בעמוד או שניים. תקציר זה מאפשר לכל גורם חיצוני המעוניין בכך לקבל התרשמות מהירה וראשונית לגבי העסק.
.חלק מילולי – בו מתואר העסק, היזמים והמנהלים, המבנה הארגוני
חלק שיווקי - בו מנותחים המוצרים והשירותים אותם העסק מציע, ניתוחי שוק הנוגעים לספקים, מתחרים ולקוחות העסק, נקבע התמחיר ושיטות השיווק המתאימות.
חלק תפעולי - ובו מתואר איך הולכים לעשות את זה, איך הולכים להשיג את היעדים השיווקיים והפיננסיים, מה המשאבים, איך מנהלים את המשאבים.
.חלק כלכלי – בו מתואר העסק מהבחינה הפיננסית: תזרים מזומנים, דו"ח רווח והפסד צפוי, חישוב נקודת האיזון החודשית, תוכנית ההשקעה
נספחים – כל עוד התיאורים והניתוחים אינם מבוססים על דבר מלבד חוות הדעת של היזם, אמינות התוכנית העסקית מוטלת בספק. כדי להגיע לתוכנית עסקית טובה יש צורך בביצוע בדיקות בשטח, ניתוח שוק, לצרף תוכניות אדריכליות (כאשר הדבר רלוונטי), תעודות המעידות על השכלת המנהלים ובעלי המקצוע בעסק, רישיונות וכדומה.

על מנת לכתוב את הפרקים הראשונים, יש צורך להתחיל מהסוף: לאסוף את כל התעודות הנוגעות לעסק ולבדוק אילו רישיונות עוד יש להשיג, להבין מה אתם מוכרים באמת ללקוח הפוטנציאלי, לבדוק מי הם המתחרים ובכמה הם מתמחרים את המוצרים והשירותים שהם מציעים, להבין מי הלקוחות, לאיזה פלחי שוק פונים וכדומה. תמיד חשוב לזכור שידע זה כוח וחשוב אולי יותר זה מה לעשות עם הידע הזה, כי שם טמון גם היתרון היחסי שלכם.

לאחר איסוף כל הנתונים, ניתן להתפנות לכתוב את התוכנית. כאמור, אפשר ורצוי להיעזר בבעלי מקצוע לכתיבת הפרקים בהם היזם שולט פחות: רואה חשבון לחלק הכלכלי, יועץ עסקי לניתוחי השוק הנדרשים, הגדרת חזון ומטרות העסק ובניית תוכנית שיווקית ומבנה אירגוני יעילים.

בניית תוכנית עסקית אמנם לא מבטיחה כי העסק ישגשג, אולם היא מגדילה את הסיכויים לכך במידה רבה. היא מחייבת בחינה אובייקטיבית של כדאיות העסק, התמודדות עם קביעת מטרות פרקטיות כשיווק, רישוי, ועמידה ביעדים פיננסיים ומאפשרת לנהל תהליכי בקרה והפקת לקחים בצורה שוטפת. בניית התוכנית העסקית מחברת את היזם אל הקרקע מצד אחד ומאפשרת לו להמשיך ולחלום מצד שני.